Trong thời đại công nghệ ngày nay, các phần mềm làm việc nhóm từ xa đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành đội nhóm một cách hiệu quả. Nhờ vào đó, sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên hiệu quả hơn.
Ngay bây giờ, hãy cùng Thuê VPS giá rẻ tìm hiểu xem phần mềm làm việc nhóm online là gì, lợi ích khi sử dụng và 11 ứng dụng phần mềm hiệu quả hiện nay ở bài viết dưới đây nhé!
Phần mềm làm việc nhóm online là gì?
Phần mềm làm việc nhóm online là các công cụ được thiết kế để giúp các thành viên trong nhóm cộng tác và hoàn thành làm việc nhóm hiệu quả hơn thông qua mạng Internet. Các phần mềm này cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ cho làm việc teamwork.
Phần mềm làm việc nhóm online là gì?
Lợi ích khi sử dụng phần mềm làm việc nhóm online
Sử dụng phần mềm làm việc nhóm online mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tăng hiệu quả công việc: Giúp các thành viên trong nhóm cộng tác và hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
- Cải thiện giao tiếp: Dễ dàng giao tiếp, bất kể vị trí địa lý không gian hay thời gian.
- Tăng cường công tác: Chia sẻ thông tin, ý tưởng và làm việc hiệu quả hơn cùng nhau.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu thời gian di chuyển, họp mặt và các chi phí liên quan.
- Tăng cường tính linh hoạt: Giúp các thành viên trong nhóm làm việc từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
11 Phần mềm làm việc nhóm online miễn phí, hiệu quả cao
Các phần mềm làm việc nhóm từ xa ngày càng phổ biến vì sự tiện lợi và linh hoạt mang lại. Dưới đây là top các phần mềm quản lý công việc online cũng như những ưu điểm và nhược điểm của từng ứng dụng mà bạn có thể tham khảo qua:
1. Trello
Trello là phần mềm quản lý công việc online cá nhân hoặc theo nhóm dựa trên việc sắp xếp thông tin thành các danh sách bảng. Bạn có thể tạo nhiều không gian làm việc cho các dự án, thêm thành viên và theo dõi nhiệm vụ một cách có tổ chức.
Trello có phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản và có phiên bản trả phí cho các tính năng nâng cao, có sẵn trên cả desktop và mobile cho cả Android và iOS.
Phần mềm Trello
Ưu điểm
- Dễ sử dụng: Trello có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Bạn có thể tạo danh sách và thêm thẻ công việc một cách đơn giản. Có nhiều mẫu bảng đẹp mắt và đa dạng để lựa chọn.
- Miễn phí: Phiên bản miễn phí của Trello cung cấp các tính năng cơ bản. Các tính năng nâng cao có phí từ 5$ mỗi tháng/người.
- Theo dõi trực quan: Trello sử dụng phương pháp quản lý dự án Kanban, giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan.
- Khả năng tích hợp lớn: Có khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí với dung lượng file đính kèm lên đến 250MB và các tiện ích tích hợp không bị giới hạn.
- Tích hợp tự động hóa: Trello cũng có tính năng tự động hóa đơn giản giúp giảm thiểu thời gian thao tác trong các công việc lặp đi lặp lại.
Nhược điểm
- Tương tác hạn chế: Thông tin trao đổi giữa các thành viên chưa linh hoạt, thiếu một giao diện tổng hợp cho toàn bộ dự án. Bình luận trong thẻ cũng không tiện lợi, cần phải bấm lưu sau mỗi lần bình luận.
- Khó khăn trong quản lý thời gian: Giao diện trải theo chiều ngang gây khó khăn trong việc quản lý thời gian.
- Thiếu tính năng báo cáo công việc: Trello không cung cấp giao diện để theo dõi tiến độ công việc và không có tính năng báo cáo công việc đầy đủ cho người quản lý dự án.
2. Asana
Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp công việc, phân công nhiệm vụ và xác định thời hạn một cách hiệu quả. Ngoài ra còn cung cấp các công cụ báo cáo và quản lý tệp đính kèm, hình ảnh.
Giúp người dùng quản lý công việc, cập nhật tiến độ và chia sẻ nhiệm vụ, ý tưởng một cách thuận tiện.
Phần mềm Asana
Ưu điểm
- Giao tiếp: Asana giúp loại bỏ việc sử dụng email hay ứng dụng thứ ba trong việc giao tiếp. có thể bình luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ, giúp tiết kiệm thời gian và giảm cuộc họp.
- Giao diện: Giao diện dạng danh sách của Asana phân loại công việc từ lớn đến nhỏ, giúp người quản lý theo dõi tổng quan dự án.
- Báo cáo công việc: Cung cấp báo cáo trực quan và cập nhật theo thời gian thực, nhà quản lý đánh giá hiệu quả của dự án ngay lập tức, tuy nhiên thì chức năng này chỉ có ở phiên bản trả phí.
- Phiên bản trả phí của Asana cho phép tạo dự án với quyền riêng tư tùy chỉnh, tạo không gian làm việc an toàn cho các công việc bảo mật.
Nhược điểm
- Không phù hợp với các dự án tuần tự do giao diện to-do list không có khả năng sắp xếp theo thứ tự.
- Hiện chỉ có bản tiếng Anh và chưa hỗ trợ các ngôn ngữ khác.
- Asana hiện không có biểu đồ Gantt cho quản lý dự án.
3. Slack
Slack là ứng dụng giao tiếp và làm việc nhóm trên nền tảng công nghệ đám mây, giúp tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân tương tác, trao đổi thông tin và quản lý dự án hiệu quả. Slack cho phép người dùng tạo kênh để trao đổi thông tin và sử dụng nhiều tính năng như gửi tin nhắn, tạo nhiệm vụ và thực hiện cuộc họp trực tuyến.
Phần mềm Slack
Ưu điểm
- Giao tiếp hiệu quả: Tạo kênh riêng biệt cho mỗi dự án hoặc nhóm công việc để tập trung vào vấn đề cụ thể và tránh quá tải hộp thư email.
- Tích hợp linh hoạt: Kết nối với nhiều ứng dụng và dịch vụ như Google Drive, Dropbox, Trello, tiết kiệm thời gian.
- Trao đổi thông tin nhanh chóng: Gửi tin nhắn trực tiếp hoặc qua các kênh và nhận thông báo ngay khi có tin mới.
- Lưu trữ dữ liệu tốt: Lưu trữ tin nhắn, tài liệu, hình ảnh và nội dung khác để dễ dàng theo dõi lịch sử công việc và tìm kiếm thông tin.
- Bảo mật: Bảo mật dữ liệu thông qua mã hóa và các cơ chế bảo mật khác.
- Đa nền tảng: Ứng dụng hỗ trợ nhiều nền tảng, bao gồm máy tính, điện thoại di động và tablet.
Nhược điểm
- Giá cả đắt đỏ (cho phiên bản trả phí): Phiên bản trả phí của Slack có thể tạo áp lực tài chính đối với các tổ chức nhỏ và doanh nghiệp.
- Dễ phát sinh rác rối: Quản lý và theo dõi nhiều kênh và cuộc trò chuyện riêng tư có thể dẫn đến rắc rối và giảm hiệu suất làm việc.
- Dễ bị quá tải thông báo: Quá tải thông báo có thể làm mất tập trung nếu không quản lý tốt.
- Khả năng tích hợp hạn chế cho phiên bản miễn phí: Phiên bản miễn phí có giới hạn trong việc tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài.
- Rủi ro về quyền bảo mật riêng tư: Chia sẻ thông tin quan trọng trên Slack có thể gây lo ngại về an ninh và quyền riêng tư.
4. Google Workspace
Google Workspace là bộ công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, cung cấp các ứng dụng từ liên lạc, cộng tác, lưu trữ và quản trị. Các ứng dụng chính của Workspace bao gồm Google Docs, Sheets, Slides, Drive, Google Meet, Gmail,…giúp cải thiện hiệu suất công việc thông qua việc chia sẻ thông tin.
Phần mềm Google Workspace
Ưu điểm
- Giao diện dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ Gmail và các ứng dụng văn phòng của Google (Docs, Sheets, Slides) một cách nhanh chóng.
- Sử dụng trên mọi nền tảng và thiết bị, giúp người dùng linh hoạt được thời gian và khả năng sử dụng bất cứ lúc nào.
- Đảm bảo tính an toàn và bảo mật dữ liệu doanh nghiệp thông qua các cơ chế quản trị, chứng nhận, mã hóa, tính bảo mật không thu thập thông tin cho quảng cáo và tính minh bạch thông qua báo cáo.
- Cải thiện hiệu suất công việc và tăng khả năng kết nối nội bộ thông qua các kênh liên lạc như Google Chat và Google Meet, cùng với ứng dụng cộng tác trong thời gian thực như Google Docs, Sheets, Slides.
- Hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu phân tích kỹ càng và chuyển đổi thành biểu đồ trực quan, dễ hiểu.
Nhược điểm
- Hầu hết các ứng dụng đều phải có Internet mới sử dụng được.
- Một số tính năng nâng cao chỉ dành cho tài khoản trả phí.
- Không có phiên bản ứng dụng dành cho máy tính.
5. Microsoft Teams
Microsoft Teams là một ứng dụng làm việc nhóm với các tính năng như chat, video call, họp trực tuyến và chia sẻ tài nguyên. Teams tích hợp với bộ công cụ văn phòng Office 365 và hàng trăm ứng dụng khác từ bên thứ ba, giúp cộng tác dễ dàng trên cùng một nền tảng.
Teams có thể được xem như một ứng dụng all-in-one, tập trung dữ liệu của nhóm vào một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật thông tin gần nhất cho người dùng.
Phần mềm Microsoft Teams
Ưu điểm
- Chi phí: Với việc sử dụng bộ Office 365, doanh nghiệp không phải chi trả thêm bất kỳ chi phí nào.
- Họp trực tuyến, chat, gọi điện mọi lúc mọi nơi: Cho phép tổ chức cuộc họp trực tuyến với tối đa 300 người, Microsoft Teams cũng là phần mềm chat nhóm online và gọi điện từ mọi nơi.
- Tập trung dữ liệu: Được tập trung vào một nơi duy nhất, giúp các thành viên tập trung vào công việc mà không bị phân tâm.
- Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng: Microsoft cung cấp hơn 400 ứng dụng tích hợp giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả làm việc.
- Dữ liệu được bảo mật tốt: Công cụ này cung cấp bảo mật dữ liệu tốt, cho phép người quản lý kiểm soát và hạn chế tính năng sử dụng.
Nhược điểm
- Giới hạn kênh: Mỗi nhóm chỉ được tạo tối đa 100 kênh.
- Quản lý tệp chia sẻ: Cần phải áp dụng quy tắc phân loại trước khi tải lên dữ liệu để tránh khó khăn trong việc phân chia tệp sau này.
- Hạn chế trong phân quyền: Người quản lý chỉ có khả năng kiểm soát và hạn chế quyền hạn của thành viên.
- Thiếu hỗ trợ cho quyền hạn quản trị: Doanh nghiệp không thể chỉ định quyền hạn cho nhà quản trị.
6. Zoom
Zoom là một giải pháp làm việc nhóm trực tuyến phổ biến được doanh nghiệp và cá nhân sử dụng nhiều hiện nay. Với hình ảnh âm thanh giao diện đơn giản và dễ sử dụng và chia sẻ màn hình chất lượng tốt trên nhiều hệ điều hành như Windows, Mac, Android và iOS.
Zoom là công cụ giúp doanh nghiệp kết nối và truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả. Việc họp trực tuyến qua Zoom yêu cầu sự chuẩn bị nhưng sau đó cuộc họp diễn ra một cách ổn định và thuận lợi trên cả máy tính và điện thoại di động.
Phần mềm Zoom
Ưu điểm
- Số lượng người tham gia: Cho phép số lượng người tham gia cao nhất, từ 100 người trong gói miễn phí đến hơn 500 người trong gói doanh nghiệp, có thể mở rộng lên đến 1000 người.
- Giao diện thân thiện: Người dùng không cần tạo tài khoản để tham gia cuộc họp và giao diện dễ sử dụng.
- Tính năng đa dạng: Zoom cung cấp nhiều tính năng như chia sẻ màn hình, ghi âm phiên họp và tương tác cao trong cuộc họp trực tuyến.
- Nhiều tính năng hỗ trợ: Sự đa dạng và phong phú của tính năng, như chia sẻ màn hình, chú thích và khả năng ghi lại phiên họp, giúp tăng cường tương tác và cộng tác trong cuộc họp trực tuyến.
Nhược điểm
- Tài nguyên hệ thống: Zoom đòi hỏi tài nguyên hệ thống cao và có thể làm hao pin nhanh trong các cuộc họp trực tuyến.
- Hiệu suất kết nối Internet: Zoom cần kết nối Internet ổn định và có dung lượng đủ, sử dụng từ 600MB đến 1,70GB dữ liệu mỗi giờ.
- Hạn chế tính năng gói miễn phí: Người dùng gói miễn phí bị giới hạn thời gian cuộc họp chỉ 40 phút và phải mất thêm thời gian mời người tham gia.
7. Discord
Discord là một ứng dụng trò chuyện qua điện thoại và máy tính, cho phép nhắn tin và gọi video miễn phí thông qua kết nối nternet. Tạo ra để kết nối mọi người, đặc biệt hữu ích cho làm việc nhóm. Người dùng có thể thoải mái gửi tin nhắn, gọi điện và tham gia vào các server để trò chuyện cùng nhau.
Phần mềm Discord
Ưu điểm
- Discord có sẵn trên nhiều hệ điều hành như iOS, Android, macOS và Windows, giúp người dùng dễ dàng trò chuyện trên mọi thiết bị.
- Discord cho phép phân loại thành viên theo vai trò khác nhau, được đánh dấu bằng màu sắc và có các quyền hạn cụ thể được chỉ định bởi chủ server.
- Discord hỗ trợ nhiều hình thức giao tiếp như kênh chat, âm bản và trò chuyện trực tiếp qua đàm thoại, giúp người dùng kết nối nhanh chóng và tiện lợi.
- Discord có giao diện dễ sử dụng, cho phép tổ chức server và tham gia cụ thể. Người dùng có thể quan sát trạng thái của nhau và tương tác trong không gian riêng.
Nhược điểm
- Discord có quyền xóa tài khoản của bạn mà không cần cảnh báo và việc gửi đơn khiếu nại sau khi tài khoản bị hủy kích hoạt không đảm bảo việc khôi phục lại.
- Để sử dụng Discord, bạn phải có số điện thoại cá nhân. Nếu tài khoản bị khóa, bạn sẽ cần thêm số điện thoại để khôi phục.
- Discord từng gặp vấn đề về bảo mật, bao gồm các trường hợp phishing và ransomware.
- Gói miễn phí của Discord có hạn chế về chất lượng âm thanh, tùy chỉnh server và tính năng tăng cường máy chủ.
8. Basecamp
Basecamp hay còn gọi là phần mềm quản lý dự án, là một phần mềm giúp người dùng quản lý và theo dõi dự án một cách hiệu quả. Nó cung cấp danh sách công việc cho từng nhân viên và cho phép theo dõi nguồn lực, chi phí và tiến độ công việc.
Basecamp hỗ trợ gửi tài liệu, quản lý sự kiện, chia sẻ file, nhắn tin và theo dõi tiến độ công việc của nhân sự có thể sử dụng trên nhiều nền tảng máy tính và thiết bị di động.
Phần mềm Basecamp
Ưu điểm
- Là công cụ linh hoạt có thể truy cập trực tiếp từ web, di động và desktop mà không cần cài đặt thêm phần mềm.
- Hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng: Cung cấp tính năng tìm kiếm giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin trong cuộc trò chuyện, tài liệu và dự án chỉ bằng một từ khóa.
- Quản lý thông báo dễ dàng: Tự động sắp xếp tất cả thông báo vào một hộp thư đến riêng, giúp bạn dễ dàng theo dõi tin nhắn mới và công việc được giao mà không cần chuyển đổi giữa các cửa sổ hay ứng dụng khác nhau.
- An toàn và bảo mật: Đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn và riêng tư bằng cách sao lưu các tệp dự án hàng giờ, tuân thủ các chuẩn bảo mật quốc tế và thực hiện xác thực hai yếu tố.
Nhược điểm
- Giá thành: Cao so với phiên bản của phần mềm quản lý dự án miễn phí Gói Basecamp Personal.
- Cung cấp hạn chế task management views: Mặc dù dễ sử dụng, Basecamp có chế độ xem task management bị hạn chế với việc thiếu thanh menu để di chuyển giữa các dự án, gây khó khăn trong quản lý khi có nhiều dự án.
- Vấn đề với giao diện: Làm cho điều hướng trở nên khó khăn khi tham gia vào các dự án hoặc nhóm.
- Hạn chế trong tính năng báo cáo: Tính năng báo cáo của nó vẫn còn hạn chế và chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng.
9. Monday.com
Monday là một nền tảng công nghệ đám mây cho phép doanh nghiệp tạo ra các công cụ cộng tác trực tuyến. Như một công cụ cộng tác công việc, mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác nhau như quản lý dự án, CRM, phát triển phần mềm, HR, tiếp thị và nhiều hơn nữa.
Phần mềm Monday.com
Ưu điểm
- Đa người dùng và tính linh hoạt: Cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa danh sách mọi lúc hỗ trợ gửi tin nhắn trong nhóm, đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa.
- Theo dõi hiệu quả: Cung cấp tính năng theo dõi tiến độ nhiệm vụ và trạng thái vấn đề. Giao diện trực quan và mã màu cảnh báo người dùng khi cần chú ý ngay lập tức.
- Chế độ xem linh hoạt: Dù không có biểu đồ Gantt, Monday vẫn cung cấp chế độ xem theo dòng thời gian và bảng Kanban, giúp nhóm theo dõi tiến độ và nhận thức về các thời hạn.
- Tổ chức dự án hiệu quả: Giúp tổ chức thông tin dự án, tài nguyên, lịch trình và nhiệm vụ một cách dễ dàng. Tính năng thông báo và tự động hóa giúp loại bỏ công việc hành chính và tập trung vào công việc chính.
Nhược điểm
- Thiếu tính năng cơ bản như biểu đồ Gantt ở các gói thấp.
- Khó theo dõi thời gian và chi phí cho từng nhiệm vụ và khách hàng.
- Giao diện lộn xộn và cần thời gian để làm quen.
- Ứng dụng di động không được cập nhật tốt và cần cải thiện.
- Chi phí sử dụng cao so với mặt bằng chung của các doanh nghiệp tại Việt Nam.
10. Notion
Notion là một nền tảng làm việc toàn diện, cho phép bạn viết, ghi chú, lên kế hoạch, làm việc nhóm và quản lý dự án, tất cả trong một không gian duy nhất.
Notion như một bộ xây dựng Lego linh hoạt, cho phép bạn tạo ra các mô hình theo ý thích từ các khối ghép, có thể tự tổ chức công việc, dự án và mục tiêu cá nhân. Notion hỗ trợ đa nền tảng, bao gồm Windows, macOS, Android, iOS và phiên bản trực tuyến trên web.
Phần mềm Notion
Ưu điểm
- Miễn phí: Notion là phần mềm làm việc nhóm miễn phí, cho phép người dùng trải nghiệm các tính năng vượt trội mà không phải trả phí.
- Giao diện đẹp mắt: Giao diện đơn giản và hấp dẫn với tông màu đen trắng, mang lại cảm giác thoải mái khi sử dụng.
- Đồng bộ nhanh chóng: Dữ liệu được đồng bộ ngay lập tức trên mọi nền tảng, từ Android, iOS đến Windows, chỉ cần sử dụng cùng một tài khoản.
- Tùy biến đa dạng: Người dùng có thể tùy chỉnh không gian ghi chú theo phong cách riêng với icon, màu sắc và cách sắp xếp dữ liệu.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Cấu trúc của Notion giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin và ghi chú trước đó một cách nhanh chóng.
Nhược điểm
- Sử dụng Notion trên điện thoại có thể gặp phải tình trạng soạn thảo chậm.
- Trên phiên bản online, vô tình tắt trình duyệt web có thể làm mất dữ liệu trên Notion.
- Không có kết nối Internet, bạn không thể sử dụng Notion.
- Người dùng không thành thạo tiếng Anh có thể gặp khó khăn vì Notion chưa hỗ trợ tiếng Việt và mục tiền tệ.
11. Coggle
Coggle là một công cụ trực tuyến cho phép bạn tạo và chia sẻ sơ đồ tư duy dạng nhánh một cách dễ dàng. Việc sử dụng Coggle rất đơn giản, chỉ cần đăng ký tài khoản và truy cập vào trang web của Coggle để bắt đầu sử dụng.
Phần mềm Coggle
Ưu điểm
- Bạn có thể truy cập sản phẩm của mình ở bất kỳ đâu, chỉ cần một máy tính kết nối Internet.
- Tăng hiệu suất bằng cách tích hợp tương tác làm việc nhóm.
- Không có hạn chế về việc thêm hình ảnh từ thiết bị.
Nhược điểm
- Làm việc tập trung vào một chủ đề trung tâm, khả năng tùy biến thấp.
Bài viết trên đã giới thiệu qua phần mềm làm việc nhóm online là gì, lợi ích và 11 phần mềm quản lý công việc online hiệu quả. Thuê VPS giá rẻ hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm quản lý công việc online phù hợp nhất đối với tình hình và nhu cầu sử dụng của mình.