Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án là một công cụ được phát triển để hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình hoạt động của cá nhân, dự án hoặc phòng ban. Nó giúp các tổ chức và cá nhân quản lý các hoạt động từ việc lập kế hoạch, ước lượng chi phí, quản lý nhân sự và tài nguyên, đến giám sát tiến độ và hiệu suất của các công việc.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Lợi ích của phần mềm quản trị dự án mang lại
Một phần mềm quản trị dự án hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp không chỉ trong khía cạnh tài chính mà còn trong việc thúc đẩy tinh thần tự giác và chuẩn hóa quy trình làm việc.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản trị dự án
- Quản lý toàn diện và chi tiết tiến độ của một hoặc nhiều dự án trên một nền tảng duy nhất, giúp giảm thiểu tình trạng thiếu sót thông tin và trì hoãn công việc.
- Khuyến khích nhân viên tự chủ trong việc lên kế hoạch, thực hiện công việc và tuân thủ thời hạn, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc.
- Xây dựng quy trình làm việc nhất quán, tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong dự án và các bộ phận khác, tự động hóa quá trình giao/nhận nhiệm vụ và truyền đạt thông tin liên tục.
- Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của nhân viên thông qua hệ thống báo cáo chi tiết, từ đó hỗ trợ quyết định về lương thưởng và thăng chức.
- Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực thực hiện dự án thông qua việc liên tục đo lường và giám sát tình hình thực hiện.
Các tiêu chí để lựa chọn được phần mềm quản lý dự án online
Để chọn được công cụ quản lý dự án phù hợp, hiệu quả và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, bạn cần dựa vào các tiêu chí sau:
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án
- Tính đầy đủ và tiện ích: Phần mềm cần cung cấp đủ tính năng và tiện ích để đáp ứng nhu cầu quản lý dự án của doanh nghiệp.
- Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Cần có giao diện người dùng thân thiện, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác một cách tự nhiên và hiệu quả.
- Mức giá hợp lý: Phải xem xét mức giá của phần mềm để đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo chất lượng và tính linh hoạt.
- Chính sách hỗ trợ rõ ràng: Nhà cung cấp phần mềm cần cung cấp chính sách hỗ trợ rõ ràng, bao gồm cả hỗ trợ kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng để giúp người dùng giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Mức độ khả thi: Xem xét mức độ khả thi khi triển khai và áp dụng phần mềm vào doanh nghiệp, bao gồm cả yếu tố kỹ thuật và tổ chức.
- Uy tín của nhà cung cấp: Cần đánh giá uy tín của nhà cung cấp phần mềm trong ngành, bao gồm cả kinh nghiệm và độ tin cậy.
- Độ phổ biến: Phần mềm cần phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp, đảm bảo tính ổn định và hỗ trợ từ cộng đồng người dùng.
10 phần mềm quản lý dự án online hiện nay
Dưới đây là danh sách 10 phần mềm quản lý dự án online được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng:
1. Phần mềm AMIS
Là một phần của hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp MISA AMIS, ứng dụng quản lý dự án ra đời nhằm giải quyết các thách thức trong quá trình thực hiện và quản lý công việc. Mục tiêu chính của phần mềm là tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc, đồng thời tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Phần mềm AMIS
Ưu điểm nổi bật của AMIS
- Việc lập kế hoạch tổng quan cho mỗi dự án trở nên dễ dàng với thông tin về lộ trình phát triển, thành viên tham gia, vai trò của từng thành viên, mục tiêu, thời hạn hoàn thành và mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ.
- Tạo dự án mới, thêm thành viên và cấp quyền chi tiết cho từng thành viên trong dự án một cách nhanh chóng.
- Quản lý thời gian, thêm nhiệm vụ cha và nhiệm vụ con chi tiết nhất trong từng dự án, giúp tránh thiếu sót.
- Phần mềm quản lý công việc giúp giám sát và theo dõi dự án đúng thời điểm, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ mọi lúc, mọi nơi.
- Đánh giá xem dự án đã hoàn thành đúng tiến độ và chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không.
- Hiệu suất làm việc của nhân viên được thể hiện rõ ràng, giúp quản lý có căn cứ để khen thưởng và lưu vào hồ sơ chính xác.
- Cho phép người dùng thêm và đồng bộ nhiệm vụ từ phần mềm CRM MISA, giúp trưởng phòng kinh doanh quản lý tiến độ thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh một cách dễ dàng.
- Cung cấp dịch vụ thử nghiệm miễn phí trong 14 ngày trước khi quyết định mua.
2. Quản lý dự án bằng Trello
Trello là một phần mềm quản lý tiến độ dự án phổ biến trên toàn cầu. Đây là một ứng dụng miễn phí cho người dùng, tuy nhiên, trong phiên bản miễn phí này sẽ có một số tính năng bị hạn chế so với phiên bản trả phí. Trello được biết đến với việc giao và nhận công việc cho các thành viên trong dự án một cách khoa học và tức thì. Giao diện quản lý chủ yếu được tổ chức theo dạng bảng Kanban.
Phần mềm Trello
Ưu điểm nổi bật của Trello
- Dễ dàng thêm hoặc loại bỏ thành viên vào dự án.
- Cho phép nhận xét và đính kèm tài liệu cho mỗi dự án hoặc công việc.
- Cung cấp tính năng tag người dùng hoặc tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý.
- Hỗ trợ đầy đủ phiên bản trên di động (mobile), máy tính cá nhân (PC), laptop và máy tính bảng (tablet), giúp quản lý dự án mọi lúc, mọi nơi.
- Trello cung cấp phiên bản miễn phí, tuy có hạn chế về tính năng nhưng vẫn đem lại hiệu quả sử dụng.
3. Phần mềm Jira Software
Jira Software là một công cụ quản lý dự án online được thiết kế để hỗ trợ việc lập kế hoạch và theo dõi công việc. Jira thường được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, đặc biệt là để lập kế hoạch và quản lý dự án phần mềm, theo dõi quá trình phát triển và phát hành sản phẩm, cũng như báo cáo lỗi phần mềm trong quá trình triển khai hoặc nâng cấp.
Phần mềm Jira Software
Ưu điểm nổi bật của Jira
- Cung cấp đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án từ việc: lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ, đến tình trạng thực hiện công việc.
- Hệ thống báo cáo được phân chia một cách tổ chức, giúp người dùng hiểu rõ tiến độ và khối lượng công việc, cũng như những nhiệm vụ đã hoàn thành và còn phải làm, từ đó quản lý thời gian làm việc một cách chủ động.
- Báo cáo được trình bày qua biểu đồ rất trực quan và chi tiết.
- Cung cấp phân quyền chi tiết cho các thành viên trong dự án, giúp quản lý và kiểm soát tốt hơn.
- Có khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba thông qua cổng API, tạo ra sự linh hoạt và mở rộng cho hệ thống.
- Thiết lập quy trình làm việc dạng workflow giúp đảm bảo sự thống nhất trong quy trình làm việc, tránh tình trạng chồng chéo giữa các bộ phận.
4. Phần mềm Project Manager
Đây là một phần mềm quản lý dự án thời gian thực, giúp đo lường và theo dõi lịch trình công việc và thời hạn chính xác.
Phần mềm Project Manager
Ưu điểm nổi bật của Project Manager
- Quản lý dự án dễ dàng thông qua biểu đồ Gantt.
- Sử dụng giao diện dạng bảng để quản lý dự án một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ việc lập kế hoạch cho dự án.
- Quản lý thời gian và lên lịch trình cho các công việc cần hoàn thành.
- Tạo ra báo cáo tổng quan cho toàn bộ dự án.
- Quản lý và giao việc một cách hiệu quả.
5. Phần mềm Basecamp
Khi nói đến phần mềm quản lý tiến độ dự án, không thể bỏ qua Basecamp. Đây là một ứng dụng giúp quản lý dự án từ xa một cách hiệu quả, cho phép giao và nhận công việc cho các thành viên trong dự án.
Phần mềm Basecamp
Ưu điểm nổi bật của Basecamp
- Cho phép đưa ra thông báo, ý tưởng mới và cập nhật tiến độ trực tiếp trên giao diện hiển thị, giúp người dùng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng.
- Tạo danh sách công việc cần hoàn thành, có thể chỉ định hoặc những công việc/dự án có thời hạn.
- Lên lịch công việc theo mức độ quan trọng và theo các đầu việc.
- Đính kèm các tài liệu, thông tin tham khảo hoặc kết quả công việc vào dự án.
- Trao đổi công việc qua nhóm chat.
6. Phần mềm LiquidPlanner
LiquidPlanner được biết đến là một phần mềm quản lý công việc dành cho các doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn và đáp ứng nhiều nghiệp vụ phức tạp. Tuy nhiên, do tính linh hoạt và các tính năng cao cấp mà nó cung cấp, giá sử dụng của LiquidPlanner phiên bảo cao cấp thường cao hơn nhiều so với các phần mềm quản lý dự án khác.
Phần mềm LiquidPlanner
Ưu điểm nổi bật của LiquidPlanner
- Cung cấp nhiều tính năng chuyên nghiệp để hoạch định kế hoạch dự án, đo lường, theo dõi và giám sát tiến độ công việc một cách chi tiết.
- Hỗ trợ phân tích tỉ mỉ giúp tối ưu hóa kế hoạch cho các dự án tiếp theo.
- Có phiên bản miễn phí cho người dùng, tuy nhiên có giới hạn.
7. Phần mềm Microsoft Project
Microsoft Project là một trong những sản phẩm phần mềm không còn xa lạ đối với người dùng. Được biết đến là một công cụ quản lý tiến độ dự án, Microsoft Project giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình và tiến độ dự án một cách nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm Microsoft Project
Ưu điểm nổi bật của Microsoft Project
- Tập trung quản lý tất cả các dự án tham gia.
- Khả năng quản lý dự án mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ giao và nhận công việc nhanh chóng và hiệu quả trong làm việc từ xa trên các thiết bị kết nối mạng.
- Giao diện linh hoạt với các dạng bảng, lưới, danh sách… giúp trình bày thông tin một cách trực quan nhất.
- Cung cấp hai loại giải pháp: dựa trên điện toán đám mây (Cloud-based) và lưu trữ tại chỗ (On-premise).
- Đầy đủ các chức năng giao, nhận, quản lý tiến độ và đánh giá dự án.
8. Phần mềm Due
Due là một ứng dụng theo dõi tiến độ và nhắc nhở công việc hiệu quả, được thiết kế dành cho doanh nghiệp hoặc các nhóm làm việc có quy mô nhỏ. Ứng dụng này cho phép người dùng sử dụng mà không cần tạo tài khoản có thể hoạt động một cách trơn tru ngay cả khi không có kết nối mạng.
Phần mềm Due
Ưu điểm nổi bật của Due
- Hoạt động mượt mà và hiệu quả ngay cả khi không có kết nối mạng.
- Các chức năng theo dõi và nhắc nhở công việc khá hiệu quả. Người dùng có thể tự kiểm tra tiến độ công việc của mình và nếu có công việc nào chưa hoàn thành hoặc sắp đến hạn, ứng dụng sẽ gửi thông báo nhắc nhở liên tục.
9. Phần mềm Wrike
Wrike là một phần mềm phổ biến cho việc quản lý dự án, tiến độ và công việc. Đơn vị cung cấp Wrike đã thu hút nhiều khách hàng lớn như: L’Oreal, Western Union,… Sự phổ biến của Wrike không khó hiểu khi phần mềm này cung cấp một loạt các tính năng phù hợp với nhu cầu của người dùng, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
Phần mềm Wrike
Ưu điểm nổi bật của Wrike
- Tính năng giám sát thời gian tích hợp với Zapier, một giải pháp tự động hóa ứng dụng Web. Đây là một tính năng quản lý thời gian hiệu quả mà các ứng dụng quản lý dự án khác cung cấp không nhiều.
- Cung cấp gói miễn phí cho tối đa 5 người dùng, tuy nhiên có giới hạn về tính năng.
- Đồng bộ hai chiều với Github, cho phép người dùng phối hợp và cộng tác với các nhà phát triển. Điều này giúp quản lý dự án với đầy đủ các tính năng.
10. Phần mềm quản lý Asana
Asana là một giải pháp quản trị dự án giúp người dùng tổ chức công việc một cách tối ưu nhất. Nó cho phép người dùng sắp xếp các công việc một cách thông minh và hiệu quả hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công công việc trong nhóm dự án.
Asana sở hữu một giao diện quản lý đẹp mắt và khoa học, cho phép người dùng theo dõi tổng quan các thông tin như danh sách công việc được phân chia theo thứ tự từ lớn đến nhỏ và tổng thể dự án một cách trực quan nhất. Đây được coi là một trong những phần mềm quản lý dự án chất lượng cao được sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp hiện nay.
Phần mềm quản lý Asana
Ưu điểm nổi bật của Asana
- Phần mềm giúp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc với các chế độ xem đa dạng như: danh sách, bảng biểu và lịch trình công việc. Hệ thống cũng thông báo nhắc nhở người dùng về công việc của họ.
- Asana tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau như: Google Drive, Dropbox, Slack, Github… để hỗ trợ các tác vụ lưu trữ, thiết kế biểu đồ và nhiều chức năng khác.
- Để tạo tương tác nội bộ mạnh mẽ, Asana cho phép bạn giao tiếp, trò chuyện và bình luận trực tiếp với các nhóm và dự án ngay trên nền tảng phần mềm, giúp tránh sự gián đoạn trong quá trình làm việc.
- Asana cung cấp tính bảo mật cao cho dự án. Trong gói cao cấp, người dùng có thể thiết lập và quản lý quyền truy cập vào các dự án quan trọng, giúp hạn chế và kiểm soát cẩn thận việc truy cập.
Một điểm trừ của Asana là chi phí sử dụng công cụ quản lý dự án này khá cao, có thể thấy để sử dụng tất cả các tính năng của nền tảng Asana, doanh nghiệp sẽ phải chi ra một khoản phí khá lớn. Bên cạnh đó, phần mềm chỉ phù hợp với các công ty có mô hình cộng tác giữa các bộ phận hoặc các công ty lớn, trong đó một người có thể tham gia vào nhiều dự án hoặc phòng ban khác nhau.
Trên đây là những chia sẻ mà Thuevpsgiare.vn giới thiệu cho các bạn về lợi ích khi sử dụng phần mềm quản trị dự án? Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án và giới thiệu đến bạn top 10 phần mềm quản lý dự án online, hy vọng rằng bài viết sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những kiến thức quản trị hữu ích.