Trong thế giới kinh doanh đầy biến động và rủi ro như hiện nay, business continuity (BC), hay còn gọi là kế hoạch kinh doanh liên tục, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Vậy, business continuity là gì, tại sao nó lại quan trọng đến vậy và làm thế nào để xây dựng kế hoạch sao cho hiệu quả.
Business continuity là gì?
Business continuity là một quá trình toàn diện, bao gồm việc xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, đánh giá tác động của chúng và xây dựng các chiến lược, kế hoạch để ứng phó, khôi phục hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nói một cách đơn giản, business continuity là sự chuẩn bị cho những điều tồi tệ nhất để doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động hoặc nhanh chóng phục hồi sau bất kỳ sự cố nào.
Business continuity
Tầm quan trọng của Business continuity hiện nay
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và số hóa, doanh nghiệp phải đối mặt với ngày càng nhiều thách thức và rủi ro. Từ thiên tai, dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế đến tấn công mạng, sự cố kỹ thuật, gián đoạn nguồn cung, thậm chí là các vấn đề về nhân sự, pháp lý và quản lý, bất kỳ sự cố nào cũng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, uy tín, thậm chí là sự sống còn của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, business continuity không còn là một lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh đầy biến động và khó lường như hiện nay.
Tại sao doanh nghiệp cần Business continuity?
Giảm thiểu thiệt hại và rủi ro: Business continuity giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa và ứng phó kịp thời, giảm thiểu tối đa thiệt hại về tài chính, uy tín, khách hàng và các nguồn lực khác.
Đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định: Khi có sự cố xảy ra, business continuity giúp doanh nghiệp duy trì các hoạt động kinh doanh quan trọng, đảm bảo cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng, tránh làm gián đoạn chuỗi cung ứng và ảnh hưởng đến uy tín.
Nâng cao khả năng phục hồi và ứng phó: Business continuity không chỉ giúp doanh nghiệp ứng phó với các sự cố mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng khôi phục hoạt động sau sự cố, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và thiệt hại.
Tăng cường uy tín và niềm tin từ khách hàng và đối tác: Doanh nghiệp có kế hoạch business continuity thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và khả năng ứng phó với mọi tình huống, từ đó tạo dựng được niềm tin và uy tín với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
Tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành: Nhiều ngành nghề có các quy định và tiêu chuẩn bắt buộc về quản lý rủi ro và đảm bảo hoạt động liên tục. Business continuity giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định này, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt.
Doanh nghiệp cần Business continuity
Lợi ích của Business continuity
- Bảo vệ tài sản và nguồn lực của doanh nghiệp: Business continuity không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản hữu hình như nhà xưởng, máy móc, thiết bị mà còn bảo vệ cả tài sản vô hình như dữ liệu, thông tin khách hàng, bí quyết kinh doanh và danh tiếng.
- Duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, khả năng ứng phó và phục hồi nhanh chóng sau sự cố là một lợi thế rất lớn. Doanh nghiệp có kế hoạch business continuity sẽ giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, duy trì được mối quan hệ với khách hàng và đối tác, từ đó củng cố vị thế trên thị trường.
- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và quản lý: Business continuity không chỉ là một kế hoạch ứng phó với sự cố mà còn là một công cụ để doanh nghiệp rà soát, đánh giá và cải tiến quy trình hoạt động. Quá trình xây dựng kế hoạch business continuity giúp doanh nghiệp xác định các điểm yếu, tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu lãng phí.
- Tạo dựng môi trường làm việc an toàn và ổn định: Business continuity không chỉ tập trung vào bảo vệ tài sản mà còn chú trọng đến an toàn của nhân viên. Kế hoạch business continuity bao gồm các biện pháp đảm bảo an toàn cho nhân viên trong trường hợp khẩn cấp, tạo ra một môi trường làm việc an toàn và ổn định, giúp nhân viên an tâm làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp.
- Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc: Khi doanh nghiệp có kế hoạch business continuity rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm và tự tin hơn. Họ biết rằng doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi tình huống, từ đó giảm bớt lo lắng và tập trung hơn vào công việc.
Thách thức và lưu ý khi triển khai Business continuity
Triển khai business continuity là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự đầu tư, nỗ lực và cam kết của toàn bộ doanh nghiệp.
- Nguồn lực và ngân sách: Xây dựng và duy trì kế hoạch business continuity đòi hỏi nguồn lực về tài chính, nhân lực và thời gian. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và phân bổ nguồn lực hợp lý để đảm bảo kế hoạch được triển khai hiệu quả.
- Khó khăn trong dự đoán và ứng phó: Khó có thể dự đoán hết tất cả các rủi ro có thể xảy ra. Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch linh hoạt, có khả năng thích ứng với nhiều tình huống khác nhau.
- Thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh và công nghệ thay đổi liên tục, đòi hỏi kế hoạch business continuity phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.
- Đảm bảo sự tham gia và cam kết của các bên liên quan: Triển khai business continuity cần sự tham gia và cam kết của toàn bộ doanh nghiệp, từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên. Doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa an toàn và ý thức về tầm quan trọng của business continuity.
- Duy trì và cập nhật kế hoạch thường xuyên: Kế hoạch business continuity không phải là một bản kế hoạch tĩnh mà cần được duy trì và cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế.
Các yếu tố then chốt của Business continuity
1. Phân tích tác động kinh doanh (BIA)
Mục đích: BIA là nền tảng của mọi kế hoạch business continuity. Nó giúp doanh nghiệp xác định những hoạt động kinh doanh nào là quan trọng nhất, mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng và hậu quả của việc gián đoạn đối với từng hoạt động.
Nội dung:
- Xác định các hoạt động kinh doanh quan trọng: Đây là những hoạt động cốt lõi, mang lại doanh thu, lợi nhuận hoặc đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
- Đánh giá mức độ phụ thuộc: Xác định các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau, nếu một hoạt động bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động khác như thế nào.
- Phân tích tác động của sự gián đoạn: Đánh giá hậu quả về tài chính, uy tín, pháp lý và các mặt khác nếu hoạt động bị gián đoạn.
- Xác định thời gian phục hồi tối đa cho phép (RTO): Đây là khoảng thời gian tối đa mà doanh nghiệp có thể chấp nhận hoạt động bị gián đoạn trước khi gây ra những hậu quả không thể khắc phục.
Kết quả: BIA cung cấp thông tin quan trọng để ưu tiên các hoạt động cần được bảo vệ và phục hồi trước, từ đó tập trung nguồn lực hiệu quả.
2. Đánh giá rủi ro và nguy cơ
Mục đích: Xác định và phân tích các rủi ro tiềm ẩn có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Nội dung:
- Xác định các loại rủi ro:
-
- Rủi ro bên ngoài: Thiên tai (bão, lũ lụt, động đất), dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế, tấn công mạng, gián đoạn nguồn cung…
- Rủi ro bên trong: Lỗi hệ thống, sự cố kỹ thuật, tai nạn lao động, đình công, mất dữ liệu…
- Đánh giá khả năng xảy ra: Xác định tần suất và khả năng xảy ra của từng loại rủi ro.
- Đánh giá mức độ nghiêm trọng: Ước tính thiệt hại về tài chính, uy tín và các mặt khác nếu rủi ro xảy ra.
Kết quả: Đánh giá rủi ro giúp doanh nghiệp hiểu rõ các mối nguy tiềm ẩn, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa và ứng phó phù hợp.
3. Xây dựng chiến lược phục hồi
Mục đích: Xây dựng các phương án và giải pháp để khôi phục các hoạt động kinh doanh quan trọng trong thời gian ngắn nhất sau sự cố.
Nội dung:
- Xác định các phương án phục hồi:
- Phục hồi tại chỗ: Khôi phục hoạt động tại địa điểm hiện tại.
- Phục hồi tại địa điểm dự phòng: Chuyển hoạt động sang địa điểm dự phòng đã được chuẩn bị trước.
- Phục hồi từ xa: Sử dụng các giải pháp làm việc từ xa để duy trì hoạt động.
- Lựa chọn phương án phục hồi phù hợp: Cân nhắc chi phí, thời gian và tính khả thi của từng phương án.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng phương án: Mô tả các bước cần thiết để thực hiện phương án phục hồi.
Kết quả: Chiến lược phục hồi cung cấp các hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp nhanh chóng khôi phục hoạt động sau sự cố, giảm thiểu thiệt hại.
4. Lập kế hoạch ứng phó chi tiết
Mục đích: Xây dựng kế hoạch chi tiết, mô tả các bước cần thiết để ứng phó với từng loại rủi ro.
Nội dung:
- Phân công trách nhiệm: Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm ứng phó.
- Xác định nguồn lực: Liệt kê các nguồn lực cần thiết (tài chính, nhân lực, thiết bị, vật tư…).
- Xây dựng quy trình xử lý: Mô tả chi tiết các bước cần thực hiện để ứng phó với từng loại rủi ro.
- Thiết lập hệ thống thông tin liên lạc: Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt giữa các thành viên trong nhóm ứng phó, với các bên liên quan (khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng…).
Kết quả: Kế hoạch ứng phó chi tiết giúp doanh nghiệp hành động nhanh chóng và hiệu quả khi có sự cố xảy ra, giảm thiểu sự hoang mang và lúng túng.
5. Kiểm tra và diễn tập thường xuyên
Mục đích: Đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch và khả năng ứng phó của nhân viên.
Nội dung:
- Tổ chức các buổi diễn tập: Mô phỏng các tình huống khẩn cấp để kiểm tra khả năng ứng phó của nhân viên.
- Đánh giá kết quả diễn tập: Xác định các điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch.
- Cập nhật và cải tiến kế hoạch: Dựa trên kết quả diễn tập để điều chỉnh và hoàn thiện kế hoạch.
Kết quả: Kiểm tra và diễn tập giúp doanh nghiệp phát hiện các lỗ hổng trong kế hoạch, nâng cao khả năng ứng phó của nhân viên và đảm bảo kế hoạch luôn trong trạng thái sẵn sàng.
Xây dựng kế hoạch Business continuity hiệu quả
Các bước xây dựng kế hoạch Business continuity
1. Xác định phạm vi và mục tiêu của kế hoạch: Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi của kế hoạch business continuity, bao gồm các hoạt động kinh doanh, bộ phận và khu vực địa lý nào sẽ được bảo vệ. Mục tiêu của kế hoạch là gì, ví dụ: đảm bảo hoạt động liên tục trong bao lâu, khôi phục hoạt động trong thời gian nào.
2. Thành lập nhóm dự án và phân công trách nhiệm: Doanh nghiệp cần thành lập một nhóm dự án bao gồm các thành viên có kinh nghiệm và kiến thức liên quan, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên.
3. Thực hiện phân tích tác động kinh doanh (BIA): Nhóm dự án thực hiện BIA để xác định các hoạt động kinh doanh quan trọng, mức độ phụ thuộc lẫn nhau và tác động của sự gián đoạn đến từng hoạt động.
4. Đánh giá rủi ro và nguy cơ tiềm ẩn: Nhóm dự án đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và khả năng xảy ra cũng như mức độ nghiêm trọng của chúng.
5. Xây dựng chiến lược phục hồi và kế hoạch ứng phó: Dựa trên kết quả BIA và đánh giá rủi ro, nhóm dự án xây dựng chiến lược phục hồi và kế hoạch ứng phó chi tiết cho từng loại rủi ro.
6. Kiểm tra, diễn tập và đánh giá hiệu quả của kế hoạch: Nhóm dự án tổ chức kiểm tra và diễn tập thường xuyên để đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch và khả năng ứng phó của nhân viên.
7. Bảo trì và cập nhật kế hoạch định kỳ: Nhóm dự án bảo trì và cập nhật kế hoạch business continuity định kỳ để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế và các thay đổi của doanh nghiệp.
Các tiêu chuẩn và framework liên quan
- ISO 22301: Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh.
- COBIT: Framework quản lý và kiểm soát công nghệ thông tin.
Công cụ và nguồn lực hỗ trợ
- Phần mềm quản lý Business continuity: Các phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi kế hoạch business continuity một cách hiệu quả.
- Dịch vụ tư vấn và đào tạo: Các công ty tư vấn cung cấp dịch vụ tư vấn và đào tạo về business continuity, giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai kế hoạch một cách chuyên nghiệp.
- Các tài liệu tham khảo và hướng dẫn: Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các tài liệu tham khảo và hướng dẫn về business continuity trên internet, sách báo và các nguồn tài liệu chuyên ngành.
Các bước xây dựng kế hoạch
Kết luận
Business continuity là chìa khóa cho sự bền vững của doanh nghiệp trong bối cảnh đầy biến động và rủi ro như hiện nay. Doanh nghiệp cần nhận thức rõ tầm quan trọng của business continuity và đầu tư vào xây dựng một kế hoạch hiệu quả để bảo vệ hoạt động kinh doanh, uy tín và sự phát triển của mình. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về business continuity.